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Für Hausverwaltungen ab 500 Einheiten

Ihre Sachbearbeiter tippen Daten ab, die längst digital vorliegen. Ich beende das.

Automatisierung für Hausverwaltungen. Workflows, Schnittstellen und KI-Agenten, die im Tagesgeschäft laufen. Ihre Software bleibt.

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Ich arbeite mit den Systemen, die Sie schon nutzen

  • facilioo
  • casavi
  • etg24
  • Impower
  • Neovaro
  • Microsoft 365
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So sieht ein Ablauf aus, den ich baue

Beispiel: SEPA-Mandat

  1. Auslöser

    Die Eigentümerin füllt das Mandat am Handy aus. Zwei Minuten.

  2. Prüfung

    IBAN wird geprüft, Mandatsreferenz vergeben. Fehler gehen als Rückfrage zurück.

  3. Ergebnis

    Der PDF-Nachweis liegt in der Objektakte. Niemand im Büro hat etwas getippt.

Was heute schon läuft.

Sechs Abläufe aus dem Verwaltungsalltag. Jeder ist bei einer Hausverwaltung im Einsatz.

KI-AgentWhatsApp

Schadensmeldungen, die vollständig ankommen. Auch sonntags um 22 Uhr.

ProblemMeldungen kommen unvollständig, ohne Foto, über jeden Kanal. Das Büro telefoniert hinterher.

LösungEin KI-Agent führt durch die Meldung. Er erkennt Mieter, Eigentümer und Handwerker und legt den Vorgang in Ihrer Software an.

ErgebnisAuftrag beim Handwerker, Rückmeldung an den Mieter. Ohne einen Anruf im Büro.

Demo Hausverwaltung

Unternehmenskonto

Heute

Im Bad tropft es aus der Decke. Wohnung 3. OG links.22:14 ✓✓
Danke, Frau Yilmaz. Ich habe Sie als Mieterin der Kastanienallee 12 erkannt. Seit wann tropft es?
Seit heute Abend.22:15 ✓✓
Können Sie mir ein Foto schicken?
Foto des Wasserschadens: Feuchtigkeitsflecken in einer Zimmerecke
Vorgang 2419 ist angelegt. Sanitär Berger meldet sich morgen früh bei Ihnen.

WEG Kastanienallee 12

SEPA-Lastschriftmandat

Kontoinhaberin

Ayşe Yilmaz

IBAN

DE89 3704 0044 0532 0130 00✓ geprüft
Ich ermächtige die Hausverwaltung, Zahlungen von meinem Konto einzuziehen.
Mandat erteilen

Online-FormularSchnittstelle

SEPA-Mandate in Minuten statt Wochen.

ProblemPapierformulare, Rückläufer, Zahlendreher in der IBAN. Bis das Mandat steht, sind Wochen vergangen.

LösungDer Eigentümer füllt online aus. Die IBAN wird geprüft, der PDF-Nachweis automatisch abgelegt.

ErgebnisRevisionssicher abgelegt, ohne Abtippen.

KI-AnalyseE-Mail-Report

Jeder Sachbearbeiter weiß morgens, was liegen bleibt.

ProblemOffene Vorgänge geraten aus dem Blick. Wer was nachhalten muss, steht nirgends gebündelt.

LösungDie KI analysiert die offenen Vorgänge in Ihrer Software. Jeder bekommt seinen Report per Mail.

ErgebnisNichts bleibt liegen. Kein Suchen im System.

VonVorgangs-ReminderAnm.krause@demo-hausverwaltung.deBetreff7 offene Vorgänge: Ihr Report für Mittwoch

Guten Morgen Frau Krause, drei Vorgänge brauchen heute Ihre Aufmerksamkeit:

#2419Wasserschaden Kastanienallee 12
Handwerker hat seit 6 Tagen nicht bestätigt.
#2388ETV-Einladung WEG Lindenstraße 4
Versandfrist in 3 Tagen.
#2371Rückfrage Eigentümer Bergmann
Unbeantwortet seit 9 Tagen.

Online-Formular

Eigentümerwechsel

Verkäufer + Käufer → Abgleich → Übernahme

Alter und neuer Eigentümer übergeben gemeinsam digital. Ein Abgleich stellt sicher, dass beide das Gleiche bestätigen. Erst dann werden die Daten übernommen.

E-Mail-Workflow

Handwerker melden Status per Klick

Erinnerung → Klick in der E-Mail → Status im System

Die Erinnerung geht automatisch an den Handwerker. Er meldet den Stand mit einem Klick direkt aus der E-Mail, der Status steht sofort in Ihrer Software. Kein Anruf, keine vergessene Nachfrage.

Online-Formular

Bankverbindung ändern

Neue IBAN → altes Mandat abgelöst → gilt ab nächster Lastschrift

Eigentümer tragen die neuen Bankdaten online ein. Das alte Mandat wird sauber abgelöst, das neue gilt ab der nächsten Lastschrift. Kein Brief, kein Abtippen, keine Rückläufer.

So arbeite ich.

  1. Analyse

    Wir nehmen einen Prozess auseinander. Wer macht was, wo bleibt es hängen, welche Daten liegen wo. Sie bekommen Aufwand, Preis und Laufzeit.

  2. Umsetzung

    Ich baue den Ablauf und teste ihn mit Ihrem Team an echten Fällen. Erst wenn er sitzt, geht er in den Betrieb.

  3. Betrieb & Wartung

    Ich überwache den Ablauf, passe ihn an, wenn sich etwas ändert, und bin erreichbar, wenn etwas klemmt.

Datenschutz & Technik

Nüchtern, nachlesbar, vertraglich festgehalten. Was ich baue, läuft getrennt von anderen Kunden und in Deutschland.

Instanz
Eigene Instanz pro Kunde. Keine geteilte Umgebung.
Hosting
Rechenzentrum in Deutschland.
Vertrag
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO.
KI-Daten
Dokumentiert, welche Daten ein KI-Modell sieht und welche nicht. Personenbezogene Daten nur, wo es der Ablauf zwingend braucht.
Ihre Software
Bleibt. Ich binde sie über Schnittstellen an, nichts muss ersetzt werden.
Zugriff
Sie behalten alle Zugänge. Bei Vertragsende bekommen Sie Ablauf und Daten übergeben.
Julius David Hilgard, Gründer von Flowgineer, am Laptop in einem Berliner Café

Julius David Hilgard

Gründer Flowgineer, Berlin

LinkedIn →

Ich kenne den Verwaltungsalltag aus der Praxis.

Über facilioo bin ich in die Branche gekommen. Knapp drei Jahre habe ich dort über 100 Hausverwaltungen geschult und begleitet.

Ich weiß, wie ein Eigentümerwechsel wirklich abläuft, wo Belege liegen bleiben und warum ein Sachbearbeiter das dritte Formular am Tag von Hand einträgt.

Heute baue ich für Hausverwaltungen Abläufe, die im Alltag stabil laufen. Aus Berlin, ohne Agentur dazwischen. Sie sprechen mit mir, und ich baue es.

Häufige Fragen

Wiederkehrende Abläufe, bei denen heute Daten von A nach B übertragen werden: Formulare, Rechnungen, Bestätigungen, Erinnerungen. Entscheidungen bleiben bei Ihren Mitarbeitern. Die Maschine übernimmt das Abtippen, Prüfen und Weiterleiten.

30 Minuten. Kostenlos. Ohne Folien.

Was im Gespräch passiert:

  1. Sie schildern einen Ablauf, der nervt.

    So, wie er heute läuft. Ohne Vorbereitung.

  2. Ich gebe eine ehrliche Einschätzung.

    Ob und wie sich das automatisieren lässt. Manchmal lautet die Antwort: lohnt sich nicht.

  3. Sie bekommen einen klaren Plan.

    Aufwand, Preis, Laufzeit. Schriftlich, nach dem Gespräch.

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